Binnen Saxion is de informatievoorziening verbeterd door het ontwikkelen van een datawarehouse. Vanuit verschillende domeinen wordt er data ontsloten, getransformeerd en gepresenteerd om zo verschillende vraagstukken vanuit de business te beantwoorden. Na ontwikkeling van twee verschillende dashboards is er meer inzicht in de Rijksfinanciering en collegegelden inkomsten gekomen. Dit heeft het afgelopen studiejaar geleid tot € 100k aan extra inkomsten.

Saxion is een hogeschool voor het hoger beroepsonderwijs (HBO). In Apeldoorn, Deventer en Enschede studeren ruim 26.000 studenten. Vanuit Saxion was er de wens om op het juiste moment te kunnen beschikken over de benodigde informatie voor het nemen van (management) beslissingen. Dit heeft geleid tot het besluit om de informatievoorziening te verbeteren door het realiseren van een centraal datawarehouse.

CloseSure en Saxion werken al geruime tijd samen om de informatievoorziening van deze hogeschool uit te breiden en te verbeteren. Binnen verschillende domeinen zijn er virtuele datawarehouses gerealiseerd, welke de basis zijn voor een betrouwbare informatievoorziening en besluitvorming. Het Bekostigings- en Collegegelddashboard zijn twee voorbeelden van BI-instrumenten welke in de praktijk hun nut hebben bewezen.

Twee van de grootste inkomstenbronnen voor hogescholen zijn de rijksbijdrage (aantal bekostigde inschrijvingen en graden) en collegegelden. Binnen Saxion worden deze geldstromen inzichtelijk gemaakt door het Bekostigings- en Collegegelddashboard.

Door deze transitie is er bij Saxion o.a. het volgende bereikt:

• Informatie is direct na inschrijving van de student, (near) realtime beschikbaar in het dashboard.
• Controles voor de bekostiging worden nu eenvoudig en snel uitgevoerd.
• Door drill-down, van hoog naar laag, is transparantie tot op student niveau aanwezig voor elk willekeurig peilmoment.
• Geen gebruik van Excel-lijsten meer, waardoor de kans op datalekken aanzienlijk is verkleind.

Bekostigingsdashboard
Onderwijsinstellingen kunnen een financiering, in de vorm van de rijksbijdrage, ontvangen door het aanleveren van inschrijvingen en graden. De hoogte van deze rijksbijdrage hangt onder andere af van het aantal inschrijvingen en graden welke aangeleverd worden bij DUO. Vervolgens bepaalt DUO of de aangeleverde inschrijving of graad daadwerkelijk in aanmerking komt voor een bekostiging. In het student inschrijfsysteem wordt een inschrijf- en afstudeerproces gedraaid. Aan de hand van de gegevens in dit proces worden inschrijvingen en graden geleverd aan DUO. Deze worden vervolgens gekoppeld waarmee een bekostigingsstatus terug wordt gegeven. Om een tijdig en correct beeld te krijgen van deze terugkoppeling is het ‘Bekostigingsdashboard’ ontwikkeld.

Het dashboard geeft inzicht in het percentage statussen dat voor bekostiging in aanmerking komt ten opzichte van de status niet bekostigd. Bij niet bekostigd wordt onderscheid gemaakt tussen niet bekostigd als gevolg van oorzaak buiten macht instelling en de status niet bekostigd met als oorzaak een mogelijk datakwaliteit issue.

Door een drill-down functie is het mogelijk om een lijst van desbetreffende studenten weer te geven. De inschrijving en/of graden van deze studenten zullen gecontroleerd moeten worden om zo te valideren of ze door middel van een data issue niet alsnog bekostigd kunnen worden.

Afgelopen studiejaar heeft Saxion 21 studenten alsnog bekostigd gekregen bij het gebruik van dit dashboard. Dit leverde ruim € 100k extra inkomsten op.

Collegegelden
Voor het volgen van een opleiding in het hoger onderwijs dient men wettelijk collegegeld of instellingscollegegeld te betalen. Het bedrag dat betaald moet worden hangt af van verschillende factoren. Saxion wenste inzage te krijgen in de vorderingen (realisatie, opbrengst en restitutie) op collegegelden van alle studenten die staan ingeschreven bij de opleidingen van Saxion. Deze hoofddoelstelling van Saxion, heeft geleid tot de ontwikkeling van het collegegelddashboard.

Het dashboard geeft inzicht in de maandelijkse opbrengst van de collegegelden op zowel Saxion als academie niveau. Elke maand wordt het overzicht bijgewerkt met de huidige stand van zaken. Elke student wordt gekenmerkt met een status. Een student met een terugwerkende kracht mutatie is hiervan een voorbeeld. Door middel van het dashboard en de mogelijkheid om de data te analyseren is het mogelijk de afwijkende gevallen boven tafel te krijgen. De afbeelding hieronder bevat een screenshot van het collegegelddashboard. De getoonde data en verhoudingen zijn fictief en zijn ter illustratie toegevoegd.

Figuur 1: Het collegegelddashboard met fictieve data

Zowel het Bekostigings- als het Collegegelddashboard is tot stand gebracht door een combinatie van de domein kennis van het team ‘Managementinformatie’ in combinatie met de Business Intelligence kennis van CloseSure.

Deze samenwerking  heeft eerder al geresulteerd in de realisatie van een datawarehouse met verschillende domeinen:

Datawarehouse Financieel. Vanuit onder andere het facturatiesysteem, inkoopsysteem en projectadministratie systeem wordt er data ontsloten en getransformeerd naar het virtuele datawarehouse ‘Financieel’. Het datawarehouse geeft onder andere inzicht in de facturen en orders, openstaande verplichtingen en betwiste facturen.

Datawarehouse Personeel. Vanuit de personeelsadministratie, het medewerker tevredenheidsonderzoek en de publicatie database wordt er data ontsloten en getransformeerd naar het virtuele datawarehouse ‘Personeel’. Het datawarehouse geeft onder andere inzicht in het ziekteverzuim, docent met mastergraad, werkdruk en de verhouding tussen onderwijzend personeel en onderwijsondersteunend personeel.

Datawarehouse Student. Vanuit onder andere het student inschrijfsysteem, student volgsysteem en verschillende overheidsbronnen (o.a. registratieoverzicht en bekostigingsbestand) wordt er data ontsloten en getransformeerd naar het datawarehouse ‘Student’. Het datawarehouse geeft onder andere inzicht in het bachelorrendement, studiesucces, toetsrendement en bekostiging.

Vanuit de verschillende domeinen in het datawarehouse zijn er datamarts gebouwd. Deze datamarts bevatten een subset aan (domeinoverstijgende) data uit het datawarehouse en zijn de bron voor datakubussen, Power BI Dashboards en rapportages.

Figuur 2: Management Informatie landschap

Een mooi voorbeeld waar kostenreductie, hogere opbrengsten en verbeterd en sneller inzicht in business doelen zijn gerealiseerd, na het samenbrengen van technische en domeinkennis, door de directe samenwerking van een technisch bedrijf met haar klant.

Wilt u meer informatie over Business Intelligence oplossingen van CloseSure,  stuur dan een e-mail naar info@closesure.nl

Leon Bovenmars
Business Intelligence Consultant

Bastiaan Berends
Business Intelligence Consultant